文／知的習慣探求舍
請問你都是什麼時候整理辦公桌、身邊的東西或辦公室的環境呢？
大多數人都是在重要的工作告一段落或月初、月尾時，甚至是週末或星期天才整理吧。回答「等手上的工作告一段落」的人應該也不在少數。
相信有許多人總是優先處理公事，等周遭散亂到不得不收拾的地步才著手整理環境。這種情況屬於「因為找不到要用的東西才整理」而一再延誤，並非為了讓工作進行得更順利才整理。最理想的狀態是，打從一開始就把四周整理得井然有序。
其實，在感覺工作受到一點阻礙時就該動手整理，或是在開始忙碌之前就把環境整理好，才是正確的做法。說得更極端一點，即使忙得不可開交也要先暫停，整理一下手邊的東西。這麼一來，也許你就會發現原來忙碌的原因是出在「缺乏管理」。
無論如何，散亂的狀態一旦持續太久，想要一次整理好是很大的負擔。為了讓每一天都有最佳的工作環境，唯有「每天整理」才是上策。
每天花十五分鐘，決定好固定的時間整理環境，用十秒判斷需不需要眼前的物品。像這樣，每天丟棄一件不需要的物品，即使覺得整理很麻煩的人也會逐漸養成習慣而不再苦惱了。
重點是必須體認到「整理是讓公事進行得更順利的一項要務」。其實認為「在工作中整理物品會吃虧」的想法是錯誤的，因為工作能力強的人都很重視整理。
整理公事包也像辦公桌一樣，隨時處在可使用的待命狀態
老覺得自己的公事包不好用的人應該把包包內的東西全都拿出來看看。不管是夾層或暗袋，裡面的東西通通都要拿出來攤在寬廣的桌面或餐桌上檢查。大概會有很多人驚訝自己怎麼會隨身攜帶這麼多東西吧？
包包裡一定有幾乎不曾使用過的東西，這樣如同在運送著無形的浪費。從包包取出的物品和整理辦公桌的方式一樣，把需要的東西放回去，不需要的東西則選擇丟棄，不然就放回辦公室或家裡的固定位置上。
為什麼包包也需要整理呢？因為公事包如果整理得井然有序的話，就和辦公桌一樣，不論是在通車中、外出或休息時，都宛如一個可隨時使用的工作站。有很多人因工作所需，會隨身攜帶筆記型電腦。如果還把筆記本或資料等公事上的物品都帶在身上的話，包包會愈來愈重，也不好拿取東西。所以當然要把包包裡整理得井然有序，減輕重量，才不會造成身體的負擔。
包包也要重視「空間配置」的觀念。外側放置要立即取出來使用的手機或記事本、筆記工具等物品。
中央的空間擺放要交給客戶的重要文件等，內側放置不急用的東西，如通勤時閱讀的報章雜誌。
自己可以訂定如「包包中央的空間只放和工作相關的東西」等規則。要是在容易被別人窺見的包包外側放置漫畫之類的讀物，可能會被客戶看輕，所以要特別當心。
圖文引自《快速學會職場上最重要的2大能力》
