愈不重要的工作愈要設定期限

文／知的習慣探求舍


請為不緊急也不重要的工作設定期限日。這個看似奇特的方法能有效地釐清現在應該要做的事。

一般而言，愈是重要的工作愈是應該設定期限日，好讓人專注在遵守時效上。相反地，不緊急和不重要的工作一開始就不會設定期限日，像是文件或資料的整理、清理桌子等雜務。這些工作因為沒有定期限，就會在心裡想著「等有空的時候再來做」，不知不覺就堆得像座小山一般高了。

但是，為了管理時間，強化工作效率，解決這個問題相形重要。因為「拖延的工作」、「沒做完的工作」往往會扯人後腿，延宕整體的工作效率，所以首先要客觀地分析工作內容。

如試著分析工作的內容，可分成以下四種類別，依序是：①緊急又重要的工作，②緊急，但不太重要的工作，③不緊急，但重要的工作，④不緊急也不重要的工作。

照道理而言，①的優先順序最高，應立即處理，而④則最後處理。①不在話下，當然是最優先的，問題是③和④。如「整理雜亂的桌面」等屬於④的工作，就容易一再拖延。因此才應該設定期限日，趕快收拾好。工作能力強的人都是三兩下就解決例行公事，將精神集中在重要的工作上。


圖文引自《快速學會職場上最重要的2大能力》